外貿(mào)出口制單注意事項及流程

單證是來處理進出境貨物的交付、運輸、保險、商檢、結算等工作的。他也是企業(yè)進出口工作的重要組成部分，單證的質(zhì)量高低，反應了其企業(yè)的管理水平。而且在發(fā)生糾紛，涉及索賠、理賠時，也是處理爭議的依據(jù)。那今天，就說說有關“制單”的相關內(nèi)容。

制單的基本要求

基本要求就是咱們熟知的：“證同相符”、“單證相符”、“單單相符”、“單貨相符”。原則上應做到：“正確、完整、及時、簡明、整潔”。

“證同相符”：信用證與貿(mào)易合同相符；

“單證相符”：單據(jù)與信用證相符；

“單單相符”：各種單據(jù)之間相符；

“單貨相符”：單據(jù)中所描述的貨物與實物相符。

在往往的一些制單過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)的信用證日期填錯、發(fā)票和裝箱單上的總箱數(shù)填錯、發(fā)票總額填錯、包裝件數(shù)與包裝種類、總體積、總毛重、船次等等錯誤現(xiàn)象，所以為了避免此類的情況發(fā)生，那我們就要在處理單證要認真、細心、專業(yè) 。

出口單證的流程

1.客戶詢盤

這個咱們都知道就是客戶在下訂單前，都會有相關的詢盤做以細節(jié)上的了解。

2.報價

回復客戶確定產(chǎn)品、型號、數(shù)量、交貨期、付款方式、包裝規(guī)格等一系列的回復。

3.得到訂單

4.下生產(chǎn)訂單

給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃

5.業(yè)務審批

業(yè)務收到訂單后，首先做出業(yè)務審核表。按“出口合同審核表”的項目填寫，盡可能將各種預計費用都列明。合同審批也需要附上客戶的訂單傳真件，與工廠的收購合同。

6.下達生產(chǎn)通知

在確定交貨期后，就可以下達生產(chǎn)通知，通知工廠按時生產(chǎn)。會有三種需要注意的情況：

L/C付款的客戶：通常情況下是交貨期前1個月確認L/C就已經(jīng)收到了，就需要業(yè)務員與單證員分別審查信用證，檢查有沒有出現(xiàn)錯誤，有的話就馬上請客戶修改。

T/T付款的客戶：確認定金已到賬

遠期L/C或D/A等付款的客戶（不推薦使用這種方式）：需向上級確認批準

7.驗貨

在交貨期前一周通知公司驗貨員驗貨；

若是客戶指定的人員驗貨，就要在交貨期前一周月客戶查貨并將查貨日期告知外貿(mào)部門；

指定第三方的驗貨公司或公證行驗貨，要在交貨期前兩周與驗貨公司聯(lián)系，預約驗貨時間并通知工廠。

8.備制基本文件單證

在收到客戶正式訂單時，就應該制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單，出口貨物托運單，核銷單，報關單，報關委托書等文件。

9.商檢

應在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單

10.租船訂艙

若是FOB條款，客戶會指定貨代公司，我們就需要盡早和貨代聯(lián)系，了解將要安排的出口口岸等情況。

若是由出口方支付運費，那就應該盡早向貨代公司咨詢船期，運價等。

11.安排拖柜

貨物驗好貨后，就委托拖車公司提柜、裝柜。也要給拖車公司傳真以下材料：訂倉確認書，船公司，注明裝柜時間，柜型，數(shù)量，裝柜地址，裝船口岸等。

12.委托報關

13.獲得運輸條件

14.準備其他文件

商業(yè)發(fā)票、FORMA原產(chǎn)地證、一般原產(chǎn)地證、裝運通知、裝箱單。

15.交單

16.業(yè)務登記和文件存檔

各種單證的時間順序

通常提單日期時確定各單據(jù)日期的關鍵，各單據(jù)日期的關系：

（1）發(fā)票日期應在各單據(jù)日期之首；

（2）提單日不能超過L/C規(guī)定的裝運期也不得早于L/C的最早裝運期；

（3）保單的簽發(fā)日應早于或等于提單日期（一般早于提單2天），不能早于發(fā)票；

（4）裝箱單應等于或遲于發(fā)票日期，但必須在提單之前；

（5）產(chǎn)地證不早于發(fā)票日期，不遲于提單日；

（6）商檢證日期不晚于提單日期，但也不能大大早于裝運期，尤其是鮮貨，容易變質(zhì)的商品；

（7）受益人證明：等于或晚于提單日；

（8）裝船通知：等于或晚于提單日后三天；

（9）船公司證明：等于或早于提單日；

（10）匯票日期應晚于提單、發(fā)票等其他單據(jù)，但不能晚于L/C的有效期。

（來源：K哥聊出海）