如何打造高回復(fù)率的開(kāi)發(fā)信？史上最強(qiáng)攻略！

如今，國(guó)際市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈，外貿(mào)業(yè)務(wù)員除了要留存老客戶(hù)，更需要主動(dòng)出擊，積極尋找、開(kāi)發(fā)新客戶(hù)，其中，寫(xiě)開(kāi)發(fā)信就是一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)。開(kāi)發(fā)信就是外貿(mào)業(yè)務(wù)員把自己公司的產(chǎn)品、服務(wù)、優(yōu)勢(shì)等通過(guò)郵件、信函發(fā)送給潛在的國(guó)外客戶(hù)，希望建立合作關(guān)系，共同發(fā)展。當(dāng)有意向的潛在客戶(hù)收到郵件和信函后，會(huì)與業(yè)務(wù)員進(jìn)行進(jìn)一步的溝通、談判，最終確立購(gòu)買(mǎi)合同。但是如何才能寫(xiě)好開(kāi)發(fā)信，加大成交率呢？今天我們就來(lái)學(xué)習(xí)一下在寫(xiě)開(kāi)發(fā)信時(shí)，需要注意的寫(xiě)作技巧。

一、郵件寫(xiě)作技巧

1.開(kāi)發(fā)信主題行

開(kāi)發(fā)信主題行的正確與否，直接影響著郵件的打開(kāi)率。為了提高開(kāi)發(fā)信打開(kāi)率，我們建議如下：

1） 個(gè)性化

開(kāi)發(fā)信主題行個(gè)性化，讓客戶(hù)感受到重視感，大大提升打開(kāi)率。建議大家嘗試在主題行中添加收件人姓名、公司名稱(chēng)或其他個(gè)人信息。比如：很高興認(rèn)識(shí)你，喬；蘇珊，嘗試這些新的產(chǎn)品/服務(wù)。（So nice to meet you, Joe；Susan, try these new products/services.）

2） 簡(jiǎn)短化

據(jù)最新數(shù)據(jù)顯示，當(dāng)今有超過(guò)41%的電子郵件是在移動(dòng)設(shè)備上打開(kāi)的，這個(gè)比例甚至還在增長(zhǎng)。然而，在大多數(shù)智能手機(jī)上，僅僅顯示出主題行的五六個(gè)字，所以為了最大化凸顯出我們的主旨，帶來(lái)更好的用戶(hù)體驗(yàn)，我們最好保持主題簡(jiǎn)潔精煉，在有限的字?jǐn)?shù)中展現(xiàn)出最有價(jià)值的信息。比如：完美的產(chǎn)品/服務(wù)。（The perfect products/services Checking in Hello.）

3） 提問(wèn)題

在外貿(mào)開(kāi)發(fā)信主題行中詢(xún)問(wèn)收件人，可立即與他們產(chǎn)生互動(dòng)，并創(chuàng)建一種對(duì)話(huà)的情景，最大化促成下一次的對(duì)話(huà)。我們建議大家盡量讓問(wèn)題保持開(kāi)放，這會(huì)讓用戶(hù)無(wú)法快速拒絕。比如：產(chǎn)品/服務(wù)的下一步是什么？（What’s next for products/services?）

2.多使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)

另外，在寫(xiě)郵件時(shí)，我們盡量多使用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，這樣會(huì)吸引更多潛在客戶(hù)的注意力。比如：我們明天會(huì)寄你樣品，我們這樣說(shuō)：“我們明天將樣品發(fā)送給您”（We will send you the samples tomorrow.），這句話(huà)是正確的，語(yǔ)法沒(méi)有問(wèn)題，但是外國(guó)人喜歡這樣說(shuō)：“樣品將于明天寄給您”（Samples will be sent to you tomorrow）,用得是被動(dòng)語(yǔ)態(tài)。

3.多使用語(yǔ)氣詞

與面對(duì)面交談或者電話(huà)溝通不同，郵件本身較為死板，很難激發(fā)用戶(hù)興趣，而我們?cè)趯?xiě)郵件時(shí)，盡量注意語(yǔ)氣的波動(dòng)。比如：“請(qǐng)今天給我答復(fù)”（please give me reply today），如果面對(duì)面講或者電話(huà)溝通，客戶(hù)可能會(huì)說(shuō)好，或者沒(méi)問(wèn)題。但是在郵件中略顯生硬，如果改成“你今天能幫忙給我答復(fù)嗎？”（Could you please help to give me reply today?），明確的表達(dá)出我們希望今天得到答復(fù)的準(zhǔn)確意愿，語(yǔ)氣委婉，因此建議大家經(jīng)常使用請(qǐng)、幫助、能夠和謝謝等詞匯（please、help、could和thank you），這往往會(huì)增加客戶(hù)回復(fù)率。

4.介紹公司

開(kāi)發(fā)信不宜過(guò)長(zhǎng)，重點(diǎn)是要介紹自己的產(chǎn)品。當(dāng)然，為了使我們更有信服力，讓用戶(hù)對(duì)我們產(chǎn)生深刻印象，我們可以在信的結(jié)尾添加上自己的公司名稱(chēng)、電話(huà)、傳真和郵件。（**company，Tel：**，F(xiàn)ax：**，Mail：**.）

Tips：想要在主題行中添加客戶(hù)姓名，還有多種方式。比如：客戶(hù)姓名+產(chǎn)品名稱(chēng)（Customer Name + Product Name）；客戶(hù)姓名+產(chǎn)品名稱(chēng)+中國(guó)制造（Customer Name + Product Name + Made in China）；客戶(hù)姓名+我們是生產(chǎn)XXX的生產(chǎn)商（Customer Name + We are the manufacturer of XXX）；客戶(hù)姓名+疑問(wèn)式開(kāi)發(fā)信標(biāo)題（Customer Name + Interrogative Development Letter Title）等等。

二、寫(xiě)作模板

開(kāi)發(fā)信的好壞，很多時(shí)候直接關(guān)系到客戶(hù)的回復(fù)率。很多人開(kāi)發(fā)信石沉大海的原因主要就是因?yàn)槿鄙籴槍?duì)性，而且函電書(shū)和網(wǎng)上的很多內(nèi)容都過(guò)時(shí)了，那么如何才能寫(xiě)出一篇好的開(kāi)發(fā)信呢？

以運(yùn)營(yíng)鋼管賬號(hào)為例，首先，建議大家開(kāi)門(mén)見(jiàn)山，推出我們產(chǎn)品的優(yōu)勢(shì)和賣(mài)點(diǎn)。比如：生產(chǎn)產(chǎn)品多年，種類(lèi)齊全，質(zhì)量好，價(jià)格具有競(jìng)爭(zhēng)力。之后，讓客戶(hù)對(duì)我們產(chǎn)生信任，比如：我們的產(chǎn)品獲得了PED、ISO、HSE等認(rèn)證。最后，向客戶(hù)發(fā)送免費(fèi)樣品，吸引客戶(hù)對(duì)我們進(jìn)行回復(fù)。這三個(gè)步驟，會(huì)讓我們優(yōu)于其他同行。

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三、開(kāi)發(fā)信注意事項(xiàng)？

在學(xué)會(huì)開(kāi)發(fā)信的寫(xiě)作技巧之后，為了提高開(kāi)發(fā)信的回復(fù)率，我們還應(yīng)該注意哪些事項(xiàng)呢？總結(jié)如下：

1.通篇字體、字號(hào)和字的顏色保持一致，避免使用奇怪并夸張的字體，容易導(dǎo)致用戶(hù)失去閱讀興趣；

2.發(fā)開(kāi)發(fā)信之前，我們可以先去海關(guān)信息網(wǎng)查閱客戶(hù)相關(guān)信息，比如：客戶(hù)是終端還是貿(mào)易，客戶(hù)主要用到的品牌及產(chǎn)品等；

3.郵件內(nèi)容簡(jiǎn)潔清晰，一目了然，讓客戶(hù)有閱讀下去的興趣，避免長(zhǎng)篇大論的文字，最終成為垃圾郵件；

4.根據(jù)數(shù)據(jù)顯示，發(fā)送時(shí)間主要選擇在周二、周三，回復(fù)率會(huì)偏高一些。

總之，在寫(xiě)開(kāi)發(fā)信時(shí)，不僅要學(xué)會(huì)它的寫(xiě)作方式，還應(yīng)注意一些寫(xiě)作技巧。（來(lái)源： 絲路贊學(xué)院）

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