宜自動(dòng)化處理的五件事

在日常工作中，若使用軟件，可能在某些時(shí)候需要手動(dòng)將信息從一個(gè)應(yīng)用程序轉(zhuǎn)移至另一個(gè)應(yīng)用程序，這無疑會(huì)耗費(fèi)一定時(shí)間。

從提升工作效能的角度來看，此類工作理應(yīng)由計(jì)算機(jī)代勞，而創(chuàng)建自動(dòng)化流程是最佳的解決辦法。自動(dòng)化操作具備諸多優(yōu)勢(shì)：其一，能夠節(jié)省時(shí)間；其二，可以減少人為失誤；其三，能夠全面提升工作效率?；诖耍瑢⒃居糜趶?fù)制粘貼的時(shí)間，投入到那些需要且值得人類智力參與的事務(wù)當(dāng)中，是更為合理且高效的選擇。

以下為應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的五件事：

l向團(tuán)隊(duì)通報(bào)新潛在客戶或客戶信息

l向潛在客戶或客戶發(fā)送消息

l自動(dòng)創(chuàng)建并跟蹤日程安排

l將信息整合到電子表格或數(shù)據(jù)庫(kù)中

l簡(jiǎn)化社交媒體管理工作

1.向團(tuán)隊(duì)通報(bào)潛在客戶或客戶信息

在業(yè)務(wù)開展過程中，常出現(xiàn)這樣的情況：有潛在客戶主動(dòng)聯(lián)系，但卻因信息未同步，導(dǎo)致無人跟進(jìn)。

為有效避免此類情況的發(fā)生，可著手設(shè)置一個(gè)自動(dòng)化工作流程。具體操作方法是，僅需將獲取潛在客戶信息的任何來源，與團(tuán)隊(duì)日常最常用的溝通工具進(jìn)行連接。通過這樣的設(shè)置，每當(dāng)有新的潛在客戶出現(xiàn)時(shí)，團(tuán)隊(duì)成員就能夠在最容易留意到的地方接收到通知，從而可以迅速采取行動(dòng)。

例如，每當(dāng)有潛在客戶出現(xiàn)時(shí)，除了可以向團(tuán)隊(duì)發(fā)送一封電子郵件外，還能夠在團(tuán)隊(duì)聊天應(yīng)用程序中設(shè)置通知。通知形式既可以選擇在公共頻道發(fā)布，也可以作為私人消息發(fā)送。此外，通過 SMS（短信服務(wù)）通知也是一種可行的選擇 。

2. 向潛在客戶或客戶發(fā)送消息

在業(yè)務(wù)拓展過程中，能夠迅速獲取新潛在客戶的信息至關(guān)重要。然而，更為理想的業(yè)務(wù)狀態(tài)是，無需手動(dòng)操作便可對(duì)這些潛在客戶展開跟進(jìn)。

通過設(shè)置自動(dòng)化流程，系統(tǒng)能夠自動(dòng)向新的潛在客戶發(fā)送消息，這樣就可以即刻通過短信或電子郵件的方式跟進(jìn)這些潛在客戶。

此外，借助該自動(dòng)化流程，還能為這些潛在客戶注冊(cè)電子郵件時(shí)事通訊，從而避免手動(dòng)添加帶來的繁瑣流程。不過，務(wù)必確保潛在客戶已主動(dòng)選擇訂閱，以嚴(yán)格遵循《通用數(shù)據(jù)保護(hù)條例》（GDPR）的相關(guān)規(guī)定 。新潛在客戶便能輕松收到您發(fā)送的郵件，這將有助于提高您最終與他們達(dá)成合作的幾率。

3. 自動(dòng)創(chuàng)建并跟蹤日程安排

在工作過程中，工作日程表是不可或缺的工具。然而，由于會(huì)議細(xì)節(jié)可能分散于不同的應(yīng)用程序，錯(cuò)過重要會(huì)議的情況時(shí)有發(fā)生。

即便同時(shí)管理多個(gè)分屬不同應(yīng)用程序的日程表，通過合理的自動(dòng)化流程設(shè)置，也能夠使所有日程表保持實(shí)時(shí)更新。

若客戶會(huì)議是特定項(xiàng)目的一部分，可將其納入項(xiàng)目管理系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行跟蹤。另外，在所有日程表更新完畢后，為避免遲到情況發(fā)生，可在團(tuán)隊(duì)聊天應(yīng)用程序中為即將召開的會(huì)議設(shè)置通知提醒。

4. 將信息整合到電子表格或數(shù)據(jù)庫(kù)中

電子表格是存儲(chǔ)各類信息的優(yōu)質(zhì)載體，然而，手動(dòng)向其中添加信息往往極為耗時(shí)。設(shè)置將信息自動(dòng)發(fā)送至電子表格的工作流程并不復(fù)雜。如此，便無需花費(fèi)時(shí)間進(jìn)行復(fù)制粘貼操作。例如，可將客戶填寫的表單信息自動(dòng)發(fā)送至電子表格。

此外，借助該自動(dòng)工作流程，還可對(duì)潛在客戶進(jìn)行跟蹤。若銷售數(shù)據(jù)對(duì)于業(yè)務(wù)發(fā)展至關(guān)重要，同樣能夠運(yùn)用此方法進(jìn)行跟蹤。

使用數(shù)據(jù)庫(kù)整合信息時(shí)，自動(dòng)化流程能確保數(shù)據(jù)從不同來源準(zhǔn)確無誤地匯入數(shù)據(jù)庫(kù)，為深入的數(shù)據(jù)挖掘和分析提供便利。

5. 簡(jiǎn)化社交媒體管理工作

在當(dāng)下，社交媒體平臺(tái)種類繁多。若要在各個(gè)平臺(tái)上發(fā)布內(nèi)容，逐個(gè)進(jìn)行復(fù)制粘貼操作，無疑會(huì)耗費(fèi)大量時(shí)間。而設(shè)置自動(dòng)化流程，便可協(xié)助高效完成此項(xiàng)工作。

比如，可將 YouTube 頻道上的每一個(gè)視頻自動(dòng)發(fā)布到 Facebook 平臺(tái)；也能夠把每條 Instagram 動(dòng)態(tài)或新發(fā)布的 WordPress 文章自動(dòng)發(fā)布至 Facebook 上，甚至還能在 Instagram 和 Pinterest 之間實(shí)現(xiàn)交叉發(fā)布。

通過設(shè)置自動(dòng)轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容的自動(dòng)化工作流程，能夠避免手動(dòng)操作所帶來的時(shí)間消耗。盡管每次節(jié)省的時(shí)間看似有限，但長(zhǎng)期積累下來，將節(jié)省可觀的時(shí)間成本。

充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)，讓其執(zhí)行擅長(zhǎng)的任務(wù)，用戶便能將更多精力投入到真正重要的事務(wù)當(dāng)中。不妨嘗試上述工作流程，親身感受每日節(jié)省出的寶貴時(shí)間。

（來源：小億）

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